¿Cómo es nuestro proceso de atención de Gestorías?

Cada requerimiento de trámite vehicular, que nos hace uno de nuestros clientes, genera un Ticket de Atención en nuestro sistema de CRM. Toda la gestión de esa solicitud se hace a través de un proceso específico diseñado para atender eficazmente los trámites vehiculares.

Diferenciamos trámite vehicular, que es en sí mismo el trámite que se realiza ante la dependencia de gobierno correspondiente, de la gestoría que es el servicio de realizar ese trámite vehicular en concreto.

El proceso específico para las gestorías de trámites vehiculares tiene una serie de etapas, que indican en qué estatus se encuentra el proceso de atención que le damos al requerimiento que nos has solicitado.

El equipo de Gestorías avanza el Ticket, a lo largo de las diferentes etapas del proceso, según vamos realizando las distintas actividades que a continuación te contamos con más detalle.

Etapas del proceso de gestorías

Abierto

Primera etapa del proceso. Cuando realizas el requerimiento de un nuevo trámite vehicular, por el canal de comunicación adecuado, se crea un Ticket de Atención cuya información te llegará por correo electrónico. Cada Ticket tiene un número único que te recomendamos guardar para cualquier seguimiento sobre este caso que quieras realizar.

Ese mismo correo electrónico, contiene la información necesaria para dar seguimiento al requerimiento con nuestro equipo de Gestorías. Incluso respondiendo sobre el correo electrónico, el equipo se pondrá en contacto contigo para resolver tus dudas.

Verificaciones

Si la solicitud es de una Verificación, esta etapa del proceso permite al equipo de Gestorías canalizar correctamente la programación de la cita en el verificentro y coordinar contigo el que el trámite se lleve a cabo de forma completa y oportuna.

Si es de cualquier otro tipo de requerimiento, el Ticket de Atención no pasará por esta etapa del proceso.

Esperando información cliente

Esta etapa del proceso indica que necesitamos más información de tu parte, para poder avanzar con el requerimiento. El equipo de Gestorías se comunicará contigo para solicitarte los datos adicionales que se requieran. Conforme tengamos completos todos los requisitos del trámite continuaremos adelante con el proceso.

Cada trámite vehicular tiene una serie de requisitos específicos, que la dependencia de gobierno nos va a solicitar. No será posible realizar una gestoría para un trámite si no contamos con los requisitos solicitados al completo.

Integración expediente

En esta etapa del proceso, el equipo de Gestorías está reuniendo toda la documentación y requisitos necesarios, solicitados por la dependencia correspondiente de gobierno, para realizar el trámite vehicular requerido. Cuando tengamos toda la documentación lista, continuamos con la siguiente etapa.

En espera de cita

En este punto, hemos solicitado cita en la dependencia de gobierno, para poder cumplimentar el trámite vehicular requerido. Algunas de estas citas se realizan vía Internet y otras de forma presencial, dependiendo de la dependencia y/o Estado de la República donde se realice el trámite.

Cita agendada

Ya tenemos la fecha y hora, asignada por la dependencia de gobierno, para acudir con toda la documentación y requisitos necesarios. En el momento indicado, uno de nuestros gestores se personará en la dependencia para ingresar el trámite y que éste comience a ser realizado.

Trámite ingresado

El equipo de Gestorías de JHLeasing ingresó el trámite correctamente, en la dependencia de gobierno correspondiente. A partir de este momento, comienza el tiempo estimado para que la dependencia concluya el trámite y nos entregue toda la documentación resultante.

Si hemos tenido algún contratiempo en este paso del proceso te lo haremos saber inmediatamente, así como las posibles alternativas para cumplir cuanto antes con tu solicitud.

En muchas ocasiones, ciertas dependencias de gobierno no cuentan con el material necesario para cumplimentar los trámites vehiculares (por ejemplo, para hacer las placas de los vehículos). Estas situaciones escapan al control de los gestores y resulta complicado precisar cuánto tiempo va a tardar un trámite vehicular.

Trámite realizado

La dependencia de gobierno ha finalizado el trámite y nos ha notificado que ya está disponible. El equipo de Gestorías de JHLeasing recogerá la documentación generada a la brevedad, para poder continuar con el proceso.

En este punto, el equipo de Gestorías de JHLeasing te comunicará que ya está concluido tu trámite y qué resta para que te sea entregado.

Facturación / Entrega

En función de los acuerdos comerciales que tengamos con el cliente, se realizará la facturación puntual del servicio, o esta quedará postergada hasta que se cierre el ciclo de facturación periódico (por ejemplo, al finalizar el mes).

Al margen del acuerdo comercial puntual del cliente, en términos generales un servicio de gestoría comprende dos conceptos facturables:

Los derechos del trámite, que el gobierno cobra por realizarlo;
Los honorarios de la gestoría, que JHLeasing cobra por realizar este servicio.

Nuestro acuerdo comercial puede incluir que, antes de realizar la entrega de la documentación del trámite, requiramos el pago completo de la factura del mismo. El equipo de Gestorías y/o Cobranza de JHLeasing se comunicará contigo para gestionar este pago.

Si los acuerdos comerciales incluyen otras formas y plazos de pago, o el punto anterior está completado, nos vamos a coordinar contigo para realizar la entrega de la documentación resultante de la gestoría.

Cerrado

Esta última etapa del proceso significa que ya concluimos con todas las actividades asociadas al requerimientos que nos solicitaste. Y damos por cerrado el Ticket de Atención.

Si es pertinente, recibirás una Encuesta por correo electrónico. Tu respuesta es verdaderamente muy importante para nosotros porque, a partir de tus comentarios, seguimos implementando acciones que mejoran nuestros servicios al cliente y el cómo nos comunicamos contigo para mentenerte puntualmente informado.

A partir de este momento de cierre, puedes comunicarte con nosotros a través del correo electrónico que recibiste y/o por el resto de canales de comunicación que ponemos a tu disposición. Recuerda que el Número del Ticket de Atención nos resultará muy útil para localizar tu caso y aclarar cualquier duda al respecto.

Comunicación con el cliente

Para nosotros, mantenerte informado del avance del proceso de gestorías es fundamental, dado que permite mejorar la Experiencia de nuestros clientes.

Esta comunicación puede realizarse por correo electrónico (en la dirección que nos indicaste cuando hiciste la solicitud de la gestoría), por mensajería como WhatsApp, etc.

Es importante que, en la solicitud de la gestoría que nos hagas llegar, nos dejes la mayor cantidad de información de contacto posible, para que te mantengamos puntualmente informado.

Estos mensajes pueden llegar de forma automatizada, para notificarte cómo va avanzando el proceso, o específicamente redactados por el equipo para comentarte aspectos relevantes, problemas detectados, falta de documentación, etc.

En general, si el avance del proceso es normal, las notificaciones que recibas serán aquellas que el sistema genere de forma automática.

Si nos encargamos de gestionar tu flota

Si tú o tu empresa cuenta con un servicio de Administración de Flotas de JHLeasing, el método para entregarte los trámites vehiculares, una vez concluidas las gestorías asociadas, estará particularizado en función del Procedimiento de Sevicio que hayamos acordado conjuntamente.

En este tipo de situaciones, si desconoces cómo se te entregan los trámites, puedes:

Preguntarle al Responsable de la Flota en tu empresa, quien debe conocer en detalle el proceso y te dará las indicaciones adecuadas en su caso.
Contacta con el Ejecutivo de cuenta de JHLeasing, quien te dará la información e indicaciones oportunas para resolver tus dudas.

En caso de que no cuentes con el mencionado servicio, el equipo de JHLeasing deberá haber acordado contigo cómo se te hará entrega de la documentación resultante del trámite vehicular realizado. Esto se hace en la etapa de Facturación / Entrega.

Cada día, JHLeasing sigue innovando para ofrecer a sus clientes mejores y más ágiles soluciones a sus necesidades.

Si tienes más dudas y necesitas más información, ponte en contacto con nuestros expertos, a través de los canales de comunicación que ponemos a tu disposición, y estaremos encantados de ayudarte.