¿Cómo se contrata el servicio de Administración de Flotas?

Contratar nuestro servicio de Administración de Flotas para tu empresa es muy fácil. Te contamos cómo es el proceso de contratación.

En este otro artículo, te hemos contado en qué consiste nuestro servicio de Administración de Flotas. Te recomendamos que, antes de continuar leyendo, leas este artículo para tener todo el detalle y resolver las dudas que tengas, a propósito de las características del servicio.

¿Cómo comienza el proceso de contratación?

Todo el proceso de contratación, de nuestro servicio de Administración de Flotas, es liderado por nuestro equipo comercial. Comienza por entender cuáles son los requerimientos de tu flota, para diseñar un servicio que esté adaptado a las necesidades de la operación.

Nuestro equipo de expertos, en los servicios y necesidades de una flota vehicular, van a coordinar contigo las reuniones necesarias para obtener toda la información y poder presentarte una propuesta del servicio adaptada a lo que tú necesitas.

¿En qué consiste el proceso de contratación?

Una vez que, en conjunto, definamos el mejor esquema del servicio de Administración para tu Flota de Vehículos, el proceso de contratación sigue los pasos que a continuación te contamos.

Firma del Contrato de Administración de Flotas

Contrato a celebrar con JHLeasing, donde se detallan todas las características del servicio. Este contrato está compuesto de los siguientes documentos:

1. Contrato Maestro de Administración de Flotas;
2. Anexo A, con la relación de las personas, de ambas empresas, involucradas en la operación, así como el detalle de los precios por el servicio;
3. Anexo B, con la relación inicial de vehículos con los que empezaremos el servicio. Esta lista es modificable fácilmente con el paso del tiempo.
4. Anexo C, en caso de que hayas contratado la gestoría de trámites vehiculares, tendrás aquí una lista de precios de referencia.

Una vez que hayamos firmado los documentos del contrato de Administración de Flotas, continuamos con el resto del proceso.

Implantación del servicio de Administración de Flotas

Al equipo Comercial de JHLeasing, se suman los responsables del equipo de Administración de Flotas y de Tecnología-IT, para continuar con la etapa de implantación del servicio.

En esta etapa, se despliega un proceso que está diseñado para garantizar que la puesta en marcha del servicio se realiza bajo los lineamientos y características que has contratado con nosotros.

Kick-off: se trata de una primera reunión, donde te presentaremos a todos los miembros involucrados del equipo de JHLeasing. Aterrizamos todos los siguientes pasos, fechas y responsabilidades.

Esquema de autorizaciones: que diseñamos conjuntamente, donde se definen los lineamientos de montos y tipos de servicios autorizados, o que requieren autorización, para la operación de los mantenimientos de los vehículos.

Setup del servicio: cargamos toda la información de tu flota, en nuestra plataforma Jolly Fleet. Inventario de vehículos, conductores, asignaciones, pólizas de seguro, bitácora de servicios, documentos de los vehículos, etc. De esta forma, el servicio puede entregarse con el mayor nivel de calidad y detalle posible.

Procedimiento del servicio: este es el documento que define los detalles finales del servicio. Quiénes son las personas involucradas; contactos; canales de atención; cómo se solicitan y gestionan las solicitudes de servicios, etc.

Capacitaciones a usuarios: se realizan las sesiones con los responsables de la flota (a los cuales denominamos Fleet Masters), en el uso de nuestras soluciones tecnológicas de la plataforma Jolly Fleet. 

Comunicación a usuarios: como etapa final del proceso de implementación, realizamos, alineados a tus políticas corporativas de comunicación, las campañas a los usuarios para que conozcan al detalle cómo solicitar los servicios de mantenimiento, gestorías, etc., que están dentro del alcance del proyecto.

Una vez que terminamos todo este proceso, estamos listos para comenzar con el servicio de Administración de Flotas y atender a los usuarios de los vehículos y a los Fleet Masters.

Las figuras clave

Durante el desarrollo del servicio de Administración de Flotas, el Ejecutivo de Cuenta es la persona principal y quien va a estar al frente, del equipo de JHLeasing, para todos los requerimientos, solicitudes de servicios de mantenimiento, de gestorías, etc. Esta persona, con una amplia experiencia en el sector, va a ser la que siempre va a atender los requerimientos de tu flota, alineados con el alcance de los servicios contratados.

Pero, hay otras personas del equipo de JHLeasing que también serán importantes bien durante el proceso de implantación del servicio, bien en el desarrollo del mismo:

En función del alcance de los servicios que contrates con JHLeasing, estos y otros roles de la organización tendrán injerencia durante la implantación y/o el desarrollo de nuestros servicios.

Todas las personas roles para el servicio que contratemos contigo estarán involucrados desde el Kick-Off de implantación de la Administración de Flotas.

Y recuerda que el equipo de profesionales de JHLeasing está a tu disposición para resolver todas tus dudas y encontrar el mejor esquema para tu flota. Contacta con nosotros aquí.