¿Qué es nuestro proceso de firma digital?

JHLeasing ha incorporado un moderno sistema de firma digital, para agilizar la firma de documentos. Te contamos cómo funciona.

Para contratar los servicios de JHLeasing, como por ejemplo el arrendamiento puro de autos, es necesario firmar una serie de documentos que establecen la relación contractual entre la organización y el cliente. Cuando se trata de un cliente nuevo, se firman los siguientes documentos:

• Solicitud de servicios financieros.
• Autorización para la consulta al buró de crédito.
• Contrato marco de arrendamiento.

Adicionalmente, una vez que disponemos de toda la información del vehículo final a contratar, se han de firmar los siguientes documentos por cada vehículo:

• Anexo al contrato de arrendamiento.
• Pagaré por la cantidad total del servicio.

Como parte de los compromisos de la organización, tanto para favorecer la conservación de nuestro medio ambiente, como por la innovación y la agilización de los procesos, JHLeasing ha implementado una solución de Firma Digital. Y te contamos a continuación cómo funciona.

¿En qué consiste la Firma Digital?

La solución de Firma Digital de JHLeasing consiste en una solución Web, con la que no es necesario que el cliente instale ningún software, y que permite a las partes contratantes firmar digitalmente a través de un dispositivo (celular, tablet, computadora), sin necesidad de imprimir el documento y firmarlo manualmente.

Este proceso cumple con toda la normativa Legal en México, pues se apega completamente a la Norma NOM-151-SCFI-2016. Por lo tanto, cada documento goza de presunción legal de integridad ya que incluye una Constancia de Conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) debidamente acreditado por la Secretaría de Economía y es, en consecuencia, completamente legal a todos los efectos.

El documento a firma se envía por correo electrónico, desde nuestra plataforma de Firma Digital, a todas las personas implicadas en dar validez legal a la relación contractual entre las partes, pudiendo ser aquellas:

• El(los) Representante(s) legal(es) de la persona moral.
• La persona física que contrata el arrendamiento.
• El(los) Representante(es) legal(es) del aval, en caso de ser necesario.
• La persona física que actúa como aval, en caso de ser necesario.

Hasta que todas las personas implicadas no firman digitalmente el documento éste no se libera y, por lo tanto, no se establece la constancia de conservación y, por lo tanto, no se puede dar el documento por firmado como tal.

¿Cómo funciona el proceso de Firma Digital?

Una vez que el documento está listo para ser firmado por las partes, se desencadena un sencillo procedimiento, el cual se describe a continuación.

1) El equipo de JHLeasing, sube el documento a firmar a nuestra solución Web de Firma Digital;

2) Se incluyen los datos de las personas firmantes: 

• Nombre completo;
• Dirección de correo electrónico de la persona (no puede ser la de alguien más);
• Número de celular de la persona.

3) Nuestra solución de Firma Digital envía un correo electrónico a cada firmante:

4) Basta con pulsar el link Click aquí para firmar, que se incluye en el correo, para acceder a nuestra solución Web de Firma Digital.

5) En paralelo, el sistema envía un número de NIP, exclusivo para cada firmante, por correo electrónico y mensaje SMS. Este número será necesario para el proceso de firma.

6) Seguir las instrucciones que se indican en pantalla, para firmar el documento.

7) Una vez que todos los firmantes han realizado estos pasos, la plataforma envía a todos un correo electrónico con el archivo PDF, que incluye las firmas, y un archivo XML con la constancia de conservación.

Estos dos archivos representan el documento firmado en original, por lo que hay que proceder a su conservación en algún medio digital.

¿Qué requisitos necesitamos?

Esta solución de Firma Digital es la que utilizará JHLeasing para la firma de los documentos que establecen la relación contractual entre las partes. Por lo tanto, es necesario contar con cierta información de los firmantes, para que los documentos puedan tener toda la validez legal necesaria.

Los requisitos necesarios por cada firmante son:

• Nombre completo de la persona que firma;
• Dirección de correo electrónico de la persona;
• Número de teléfono celular de la persona.

Es importante destacar que toda esta información debe ser la del firmante, para que el documento tenga completa validez legal. Por lo tanto, no es posible que el documento para firma se envíe a ningún otro correo electrónico y/o número de celular (por ejemplo, el de la persona asistente de un representante legal).

Con nuestro sistema online de Firma Digital, JHLeasing garantiza no solo la completa validez legal de los documentos firmados, si no que el proceso de agiliza notablemente dado que los firmantes pueden realizar la firma desde cualquier lugar. 

Cada día, JHLeasing sigue innovando para ofrecer a sus clientes mejores y más ágiles soluciones a sus necesidades.

Si tienes más dudas y necesitas más información, ponte en contacto con nuestros expertos y estaremos encantados de ayudarte.